إدارة الرواتب

تُسدَّد اشتراكات التأمينات الاجتماعية عن كل شهر خلال أول 15 يومًا من الشهر الذي يليه. وتجاوز هذا الموعد يستوجب غرامة تأخير قدرها 2% من الاشتراك المستحق عن كل شهر تأخير أو جزء منه، فالتأخر أيامًا معدودة يُحتسب شهر تأخير كاملًا. ولأن الاشتراك يُحسب على الأجور المسجَّلة لدى التأمينات، يلزم إقفال التعديلات على الرواتب قبل نهاية الشهر، حتى يبقى وقت للتحقق من الأجور وتنفيذ السداد داخل المهلة.

المهلة النظامية لرفع ملف حماية الأجور على منصة مدد هي 30 يومًا من تاريخ استحقاق الأجر، بعد أن كانت 60 يومًا، وذلك اعتبارًا من 1 مارس 2025. وتجاوز المهلة، أو رفع ملف لا يطابق التحويلات البنكية الفعلية، يُسجَّل مخالفة على المنشأة وقد يؤدي إلى تعليق عدد من خدماتها لدى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، كما ينعكس على وضعها في نطاقات.

أجر الاشتراك لدى التأمينات الاجتماعية ليس إجمالي المستحقات، بل الأجر الأساسي مضافًا إليه بدل السكن والعمولات والنسب من الأرباح أو المبيعات، بحد أعلى قدره 45,000 ريال شهريًا. أما بدل النقل وبدل الهاتف والعمل الإضافي والمكافآت فلا تدخل في أجر الاشتراك، وتظهر في مسيّر الرواتب وحده. والفارق بين الرقمين طبيعي، لكن يجب أن يكون مبرَّرًا ومتسقًا بين عقد العمل والتسجيل وملف حماية الأجور.

نعم، يلزم تسجيل كل عامل غير سعودي لدى التأمينات الاجتماعية. وهو مشمول بفرع الأخطار المهنية وحده، ونسبة الاشتراك فيه 2% من أجر الاشتراك يتحملها صاحب العمل بالكامل ولا يُخصم منها شيء من العامل، ولا تُستحق عنه اشتراكات المعاشات ولا ساند. ويظهر في ملف حماية الأجور شأنه شأن العامل السعودي، واستبعاد العمالة غير السعودية من الملف يخفض نسبة التزام المنشأة في حماية الأجور.

مكافأة نهاية الخدمة تُحسب وفق المادة 84 من نظام العمل على أساس أجر نصف شهر عن كل سنة من السنوات الخمس الأولى، وأجر شهر عن كل سنة تالية، ويُتخذ الأجر الأخير أساسًا للحساب، ويستحق العامل عن أجزاء السنة بنسبة ما قضاه منها. وتختلف الحصة المستحقة عند الاستقالة وفق المادة 85. ومحاسبيًا لا تُقيَّد عند انتهاء الخدمة وحدها، بل يُكوَّن لها مخصص شهري يتراكم مع مدة الخدمة حتى لا يظهر عبء سنوات في شهر واحد.

نظام حماية الأجور يقوم على مطابقة التحويلات البنكية الصادرة من حساب المنشأة مع الأجور المسجَّلة لدى التأمينات الاجتماعية، ولذلك لا يمكن توثيق الصرف النقدي ولا التحويل من حساب شخصي داخل الملف، فيظهر العامل كأنه لم يستلم أجره. والأثر مزدوج: مخالفة في حماية الأجور من جهة، ومصروف رواتب بلا سند بنكي في الدفاتر من جهة أخرى، يصعب إثباته عند أي فحص لاحق للمصروفات.

لإعداد مسيّر الرواتب الشهري نحتاج قائمة التغييرات فقط: من التحق ومن ترك العمل، والإجازات بدون أجر، والعمل الإضافي، والحسميات والسلف، وأي تعديل على الأجر أو رقم الآيبان. ويُرسَل الملتحق الجديد قبل نهاية شهر التحاقه، لأن بياناته تُقدَّم للتأمينات الاجتماعية في موعد أقصاه اليوم الأخير من ذلك الشهر. بعدها يُعدّ المسيّر ويُرسَل لاعتمادكم كتابيًا، ويبقى تنفيذ التحويل من حساب المنشأة بيدكم وحدكم.