إعداد النظام الإداري والمالي

تحديد السنة المالية هو القرار الأول عند التأسيس: نظام الشركات يجعلها اثني عشر شهرًا تُحدَّد في عقد التأسيس أو النظام الأساس، ويجيز أن تكون السنة الأولى بين 6 و18 شهرًا من تاريخ قيد الشركة في السجل التجاري. يليه التسجيل لدى الهيئة لأغراض الزكاة قبل نهاية السنة المالية الأولى، ثم اعتماد دليل حسابات ودفاتر منتظمة باللغة العربية. وتغيير تاريخ السنة المالية بعد بدء التشغيل يستلزم تعديل عقد التأسيس أو النظام الأساس، لا قرارًا محاسبيًا داخليًا.

دليل الحسابات المُعَدّ لأغراض ضريبة القيمة المضافة يفصل ضريبة المخرجات المحصَّلة من العملاء عن ضريبة المدخلات على المشتريات، ويضيف حسابًا ثالثًا للمدخلات غير القابلة للخصم — كخدمات الضيافة والترفيه والمركبات المقيدة — حتى لا تُخصم سهوًا، وحسابًا رابعًا للإشعارات الدائنة والمدينة. ويوجب نظام الدفاتر التجارية ترحيل العمليات إلى دفتر الأستاذ العام بحيث يمكن استخلاص نتيجة كل حساب على حدة بسهولة في أي وقت، وهو ما يجعل كل رقم في الإقرار قابلًا للردّ إلى حسابه ومستنده.

الأساس المحاسبي لضريبة القيمة المضافة قرار يُتخذ عند إعداد النظام لا بعده. الأصل هو أساس الفاتورة، ويجوز طلب المحاسبة على الأساس النقدي من الهيئة إذا لم تتجاوز قيمة التوريدات السنوية الخاضعة 5,000,000 ريال في السنة التقويمية السابقة ولا يُتوقع تجاوزها في الحالية، ولم يصدر بحق المنشأة إشعار بعدم الالتزام خلال الاثني عشر شهرًا السابقة. ويبدأ نفاذ التغيير من الفترة الضريبية التالية للموافقة، ولا يُطلب الرجوع إلى أساس الفاتورة قبل مضي سنتين، ويتضمن أول إقرار بعد التحول تعديلًا على ضريبتَي المخرجات والمدخلات.

الأرصدة الافتتاحية لا تُقبل بوصفها أرقامًا منقولة من ملف سابق، بل تُبنى من مستندات أصلية محفوظة: كشف بنكي بتاريخ التحويل، جرد فعلي للمخزون، أعمار ذمم مدينة ودائنة مؤيدة بفواتير، وسجل أصول ثابتة بقيمة دفترية صافية. وتحديد قيمة الأصول الرأسمالية المملوكة في تاريخ التسجيل بضريبة القيمة المضافة له أثر مباشر، لأن الحد الأقصى لضريبة المدخلات القابلة للخصم عنها يُحسب وفق القيمة الدفترية الصافية في ذلك التاريخ، وبشرط ألا تكون قد أُهلكت بالكامل.

حفظ الفواتير والمستندات والسجلات يجب أن يتم في المملكة، ورقيًا أو إلكترونيًا عبر الوصول إلى الخوادم أو قواعد البيانات التي حُفظت فيها من خلال محطة طرفية أو توصيلة طرفية في المملكة. ويشترط عند الحفظ الإلكتروني إمكانية الوصول إليها واستخراجها عند طلب الهيئة، وإدخال البيانات باللغة العربية متى أمكن، والاحتفاظ بالمستندات الأصلية المؤيدة لجميع القيود وتقديمها عند الطلب، واتخاذ ضوابط أمنية تمنع العبث. وللهيئة أن تجري مراجعة آلية للنظم والبرامج المستخدمة.

التحكم بالوصول في أنظمة الفوترة الإلكترونية التزام نظامي لا ترتيب داخلي اختياري. فاعتبارًا من 4 ديسمبر 2021 تُعد وظائف بعينها محظورة في الحل التقني: الوصول من غير تسجيل دخول، وكلمة المرور الافتراضية، وغياب إدارة جلسة المستخدم، والسماح بتعديل أو حذف الفواتير والإشعارات الصادرة أو سجلاتها. ويضيف نظام الدفاتر التجارية أثرًا نظاميًا، إذ يفترض أن القيود المدوَّنة في دفاتر التاجر دُوّنت بعلمه ورضاه ما لم يثبت العكس. لذلك يُنشأ لكل شخص حساب باسمه، ويُصحَّح الخطأ بإشعار لا بحذف.

ترقيم الفواتير محكوم بقيود نظامية لا بتفضيل تشغيلي. قرار الفوترة الإلكترونية يحظر أن يكون الحل التقني قابلًا لإصدار أكثر من تسلسل واحد من كل وحدة من وحدات إصدار الفواتير، ويحظر إعادة تعيين عدّاد الفواتير أو إصدار سجل الفواتير بدون تسلسل. وتوجب لائحة ضريبة القيمة المضافة رقمًا تسلسليًا يُعرّف الفاتورة الضريبية ويميّزها. وعمليًا يعني ذلك إيقاف الإصدار من النظام القديم في تاريخ قطع محدد، وبدء تسلسل متصل في النظام الجديد دون تشغيل الاثنين معًا على الوحدة نفسها.