تسوية الحسابات البنكية

اختلاف رصيد كشف الحساب البنكي عن رصيد البنك في الدفاتر يكون في أغلب الحالات فرق توقيت لا خطأ قيد: شيكات صادرة قُيِّدت ولم تُصرف بعد، وإيداعات تحت التحصيل، وتحويلات دخلت في اليوم التالي، إضافة إلى بنود يعرفها البنك ولا تعرفها الدفاتر مثل الرسوم والعمولات وأعباء التمويل والمبالغ المرتدة. ومهمة التسوية البنكية فصل هذه البنود عن الأخطاء الحقيقية، فما كان فرق توقيت يُرحَّل إلى الشهر التالي، وما كان خطأً يُصحَّح بقيد.

للبدء في التسوية البنكية لا نطلب صلاحية تحويل ولا رمز تحقق ولا كلمة مرور الحساب. ما نحتاجه كشف الحساب للفترة كاملًا بصيغة إلكترونية من بنككم، مع الشيكات وإشعارات التحويل وتقارير نقاط البيع وبوابات الدفع، وقيود الفترة من نظامكم المحاسبي. وبعض المنشآت تمنحنا وصولًا للاطلاع فقط على الكشوف، وهو خيار لكم لا شرط لدينا، ويبقى التوقيع على الحساب وتنفيذ المدفوعات لكم وحدكم.

في مبيعات نقاط البيع وبوابات الدفع يصل التحويل إلى الحساب البنكي صافيًا بعد رسوم مزوّد الخدمة، لكن القيد لا يكون بالصافي. تُسجَّل المبيعة بقيمتها الكاملة، وتُفصل الرسوم كمصروف مستقل، وتُحتسب ضريبة القيمة المضافة على قيمة التوريد للعميل لا على المبلغ المُورَّد إلى البنك. ومطابقة تقرير التسوية اليومي من مزوّد الخدمة مع الإيداع البنكي هي ما يكشف المبالغ المعلَّقة والمرتجعات وعمليات لم تُورَّد أصلًا.

المصروف المدفوع من الحساب الشخصي للمالك لا يمرّ في الحساب البنكي للمنشأة، فيبقى خارج التسوية البنكية ويُعالَج قيدًا في حساب جارٍ باسم المالك يُسدَّد أو يُسوّى لاحقًا. والقيد وحده لا يكفي لخصم ضريبة المدخلات: الخصم مشروط بفاتورة ضريبية نظامية صادرة باسم المنشأة ورقمها الضريبي، لا باسم شخص. وكثرة هذه الحركات تُضعف دلالة كشف البنك على النشاط الفعلي للمنشأة.

يوجب نظام الدفاتر التجارية الاحتفاظ بالدفاتر والمراسلات والمستندات المؤيدة لها مدة لا تقل عن 10 سنوات، بينما توجب أنظمة ضريبة القيمة المضافة حفظ الفواتير والدفاتر والسجلات مدة لا تقل عن 6 سنوات، وتطول هذه المدة في الأصول الرأسمالية والعقار. والقاعدة العملية أن تُحفظ الكشوف البنكية والمستندات المرتبطة بها بالمدة الأطول، وداخل المملكة، وبصورة يمكن استخراجها عند الطلب لا مجرد ملفات متفرقة.

معالجة التسويات البنكية المتأخرة تبدأ من نقطة رصيد موثّقة يتطابق عندها كشف البنك مع الدفاتر، ثم تتقدّم شهرًا بشهر لا دفعة واحدة، مع عزل البنود التي لا سند لها في حساب تحت التسوية حتى تُفسَّر. والتأجيل ليس بلا كلفة: كشف بنكي غير مسوّى يعني أن أرقام المبيعات والمصروفات في الإقرارات غير مسندة، وعند عدم كفاية الدفاتر يجوز للهيئة الربط على أساس تقديري.

الحركة البنكية التي لا يُعرف مصدرها لا تُسوّى ولا تُقفل عليها الفترة. يُقيَّد المبلغ في حساب معلّق مستقل، ويُدرَج في قائمة مكتوبة بالبنود غير المفسَّرة تُرسَل مع تقرير التسوية البنكية شهريًا، مع تاريخ الحركة ومرجعها البنكي حتى يمكن مراجعتها مع البنك. والدور هنا الرصد والتوثيق والتنبيه، أما التحقيق في واقعة اختلاس أو تصرف غير مأذون فقرار إداري يخص المنشأة وحدها.